Финансовый менеджер компании Equora, консультант по финансам.
Компетенции:
  • Аудит, моделирование и оптимизация бизнес-процессов,
  • Разработка и внедрение управленческого учета,
  • Построение системы бюджетирования.
Елена Фетисова

Точки контроля аутсорсинговой компании

Столкнулись недавно с ужасающей ситуацией:
К нам обратился клиент с просьбой помочь найти ему главного бухгалтера в штат.

И, конечно, мы начали проводить диагностику и выяснять как велась бухгалтерия раньше.
Оказывается, он заключил договор с аутсорсинговой компанией, предоставляющей бухгалтерские услуги и работал так, не зная проблем, почти 2 года. А сейчас, перед закрытием года выяснилось, что ему нужно заплатить налог на прибыль 12 000 долларов, то есть бухгалтерская компания (будем далее называть их БА) показывают, что его предварительная Чистая прибыль составила за год 120 тыс долл! При этом такой прибыли за год у него не было. А выручка за год составила 150 тыс долл.

Мы подняли все документы и рассчитали, что чистая прибыль за год составила около 25 тыс долл. То есть налогов ему нужно будет заплатить 2 500 долл. Получается, что БА его чуть не надули на 9 500 долл!!! чуть не отняли 38 дополнительных процентов от его чистой прибыли.
Сказать, что я была в шоке - ничего не сказать! Чувствую себя супер-героем из мультфильма, который спасает обманутых.

И не подумайте, что была какая-то выгода для бухгалтерской компании - они допустили эти ошибки по нескольким банальным причинам:

- набрали неопытный (но зато, наверное, недорогой) штат бухгалтеров;

- невнимательность бухгалтеров;

- отсутствие контроля со стороны руководителя аутсорсинговой компании.

Но, не будем обсуждать какие недобросовестные оказались БА, а лучше я расскажу, как избежать такой ситуации, как нужно выстраивать работу с бухгалтерскими компаниями и как их контролировать. Ведь мечта каждого руководителя - отдать на аутсорс тот функционал, которым он не хочет управлять, который он не хочет контролировать, о котором он не хочет думать. А в данной ситуации получается, что управлять БА нужно не меньше, чем бухгалтером в штате.

Сервисный контракт - первый шаг для надежного фундамента исполнения договоренностей.
Шаг №1

Первое, что вам необходимо: договор, подробно описывающий услуги, которые вам будут предоставлены. Обычно составляется Соглашение Service Level Agreement, SLA (в дословном переводе означает «Соглашение об Уровне предоставления Сервиса»)

Такой сервисный контракт может включать в себя различные разделы и пункты, однако в нем обязательно должны присутствовать фундаментальные элементы, определяющие структуру самого сотрудничества. Среди них:

  • Перечень услуг, которые будет оказывать подрядчик
  • Формат и форма предоставления сервиса
  • Критерии оценки качества выполнения работ
  • График выполнения работ
  • Сроки реагирования на ваши запросы
  • Разделение ответственности сторон
  • Вопросы обеспечения соответствия требованиям закона
  • Механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчетности
  • Порядок и принципы оплаты
  • Процедуры разрешения споров
  • Категории конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению
  • Условия прекращения действия договора.
Опыт показывает, что наиболее эффективными являются четкие SLA соглашения, в которых приведены не просто абстрактные позиции сторон, а конкретные требования, показатели и метрики, имеющие отношение к реальному бизнесу и фактическим условиям работы.
Ежемесячное предоставление вам отчета о прибылях и убытках в краткой форме нарастающим итогом
Механизмы мониторинга и предоставления отчетности: дополнительные меры

В пункт «Механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчетности» я рекомендую включить такие условия:

1. Ежемесячное предоставление Взаиморасчетов - это список ваших должников с суммами долга и список ваших кредиторов с суммами. Просмотрев его, вы поймете все ли документы отражены в учете. Например, вы точно знаете и помните, что вы оплатили поставщику, а взглянув во Взаиморасчеты, вы видите, что долг ему висит. Нужно сразу же поднять этот вопрос, потому что если не проверять это ежемесячно, то через несколько месяцев вы и не вспомните мелочи. Проверка взаиморасчетов займет у вас не более 10 минут ежемесячно, если все в норме.

2. Ежемесячное предоставление вам отчета о прибылях и убытках в краткой форме нарастающим итогом

Выручка вам нужна, чтобы вы могли контролировать порог выхода на НДС (если вы сейчас еще не являетесь плательщиком НДС)

Чистая прибыль нужна, чтобы вы понимали какой предварительно будет налог на прибыль за год.

Хранение первичных документов

Также следует обратить внимание на хранение документов: Практика показывает, что рабочую первичку лучше, безопаснее, удобнее передавать по описи с обязательным возвратом. Постоянно храниться основной объем документов должен в офисе налогоплательщика. Но если вы все же договорились с БА, что документы будут храниться у них, то делайте копии или сканы всех документов и храните их у себя.

Важное приложение к договору

А в приложении к договору отобразите шаблон акта приемки-передачи документов. И каждый раз, когда вы передаете документы, нужно обязательно заполнять этот шаблон и подписывать с двух сторон. Иначе есть риск потери документов аутсорсерами. Восстановить документы в случае потери возможно, но непросто и занимает очень много времени.

Мы используем такую шапку для акта:

Еще одна дополнительная услуга

В идеале, договориться о том, чтобы аутсорсеры еще сами дополнительно контролировали документы по дебиторам и кредиторам. Это оговаривается в пункте «Перечень услуг, которые будет оказывать подрядчик»

Как это происходит: Например, БА видят, что вы оплатили предоплату за услугу, у них есть договор, в котором указано, что услуга будет оказана 15 марта. Как только эта дата наступила, БА сообщает вам, что вам необходимо получить закрывающие документы от поставщика услуг. И контролирует получение всех необходимых закрывающих документов.

Вот например, у нашего клиента было так: он получал услуги от поставщиков, но документы у них не брал, по незнанию, так как БА его не проконсультировали какие документы нужно брать, зачем они нужны и т.д. И получилась такая ситуация: у компании очень много оплат, которые зависли в дебиторке и не попали в расходы только потому, что не было закрывающих документов. Хотя если бы БА разбирались в ситуации, они бы увидели, что практически все услуги имеют свой срок и как минимум у них должна была вызвать сомнение ситуация, что оплаты прошли и висят больше полугода в дебиторке, а услуги до сих пор не оказаны. Поэтому, вам важно понимать, что получение закрывающих документов напрямую влияет на Чистую прибыль компании для целей налогообложения и соответственно напрямую влияет на сумму налога на прибыль.

Сохранность данных

Еще один важный пункт соглашения - Резервное копирование баз данных. Если база данных хранится не у вас, то БА обязаны вам предоставлять резервные копии ежемесячно. Если же у вас, то должна быть настроена система резервного копирования. Так как если произойдет сбой, вы можете потерять все данные, которые восстанавливать будет очень трудоемко и дорого.

Главная точка контроля

И даже при работе с солидной компанией, предоставляющей бухгалтерские услуги на аутсорсинг, вам не обойтись без ежегодного аудита. Да, это стоит денег, но это обезопасит вас от ошибок бухгалтерии, от ошибок при расчете и оплате налогов и даже, возможно, сэкономит вам немаленькую сумму, как произошло в случае с нашим клиентом, которому мы помогли восстановить первичные документы и привести прибыль к реальной сумме.

Несет ли фирма - аутсорсер ответственность за качество бухгалтерского учета своих клиентов?

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» за несоблюдение правил учета отвечает руководитель организации.

Чтобы бухгалтерская фирма компенсировала все убытки и штрафы, вызванные ошибками в бухгалтерском учете, следует прописать в договоре финансовую ответственность предоставляющей аутсорсинговые услуги компании за просчеты в своей работе.

При правильно составленном соглашении, в случаях нарушения сроков подачи налоговой декларации или неверного исчисления взносов предприятие уплачивает штраф государству, а бухгалтерская фирма возмещает эти суммы предприятию.

P.S.

Постаралась раскрыть основные подводные камни при работе с аутсорсинговыми компаниями.

Если соблюдать все эти правила и грамотно составить соглашение, то работа с аутсорсинговой компанией по ведению бухгалтерского учета – очень хороший и выгодный вариант сотрудничества для малого бизнеса.

Ну а если у вас остались вопросы, пишите elena@equora.ru

Вам понравилась статья?

Не пропустите следующую статью в нашем блоге. Подпишитесь на рассылку.